Do đặc thù công việc, mình may mắn được làm việc với nhiều bạn nhân sự giỏi. Mình tổng hợp được 1 số kinh nghiệm về việc làm quà tết cho công ty, xin chia sẻ tới mọi người.
Mình viết chi tiết nên bài khá dài.
Trước hết, quà tết thể hiện được tình cảm rất lớn với nhân viên nhưng là việc rất vất vả, cần CHUẨN BỊ KỸ.
Kinh nghiệm làm quà Tết cho công ty
Có 1 nghịch lý là chính các công ty nhỏ lại thường lãng phí, vì không lo trước (đắt, không có dấu ấn riêng, chất lượng kém). Nếu cận tết mới cuống lên mua vội vàng thì xác xuất mua trúng đồ giả khá cao (kể cả đủ VAT vẫn có đồ giả bình thường, vì mua đầu vào bánh kẹo rất sẵn).
Nhiều bạn suy nghĩ mua sẵn cho đỡ mệt, nhưng các bạn nên nhớ các sếp đánh giá rất cao nhân viên biết tiết kiệm chi phí hợp lý cho công ty và làm tốt 1 việc khó thì sẽ tăng điểm rất lớn trong mắt các sếp, dễ thăng tiến hơn trong công việc.
Set quà Yên Tử gồm 1 chai rượu mơ Yên Tử, 1 chai rượu ba kích Yên Tử và 2 ly uống rượu
Với các đơn vị lớn, thường họp bàn lên phương án quà tết từ tháng 10 âm để kịp chạy việc.
Chuẩn bị gồm nhiều thứ: ngân sách, ngày chốt số lượng, quà tặng, ý nghĩa món quà, phương án vận chuyển, thanh toán, kế hoạch tặng quà, truyền thông.
Mình sẽ lần lượt chia sẻ cụ thể kinh nghiệm làm quà Tết cho công ty dưới đây:
Ngân sách: Tiền chi cho quà tết là khoản chi hợp lệ của công ty, nên tất cả đều cần hóa đơn, hợp đồng, thanh lý để làm chi phí công ty.
Nếu làm bao bì in ấn riêng thì khó dưới 400k/suất vì túi hộp đẹp chỉn chu đã ~100k rồi. Số lượng từ 100 xuất là có thể đặt in logo riêng được rồi, tất nhiên ít thì đơn giá cao. Nhưng các bạn chú ý là phải đặt sớm, xa tết ra. Hơn nhau là ở sự chuẩn bị trước, sát tết mà làm gấp thì vừa áp lực vừa khó tìm xưởng làm hộp. Hộp carton quà tết sẽ được đóng nilon kín mỗi 10 hộp thành 1 cục, chồng cao lên tận trần nhà được. Làm sớm các bạn sẽ dễ dàng làm được hộp quà đẹp như ảnh, với giá hợp lý.
Quà Tết có logo riêng giúp doanh nghiệ tạo dấu ấn thương hiệu
Tự làm quà tết sẽ giúp tiết kiệm chi phí công ty, cùng 1 số tiền công ty bạn sẽ có quà chỉn chu hơn. Quà tết là tình cảm được công ty gửi gắm sau 1 năm vất vả. Hãy dành sự quan tâm từ sớm, kết quả sẽ rất khác.
Ngày chốt số lượng: vì chuẩn bị sớm nên nếu công ty nhỏ thì nên làm dự phòng dư ra cỡ 5% (nhân sự biến động liên tục, không thể trọn vẹn 100% được). Phân rõ số lượng các loại quà theo giá trị (tương ứng đối tượng nhận) vào file excel chi tiết từng phòng ban, link số liệu để tổng hợp. Dùng hàm “count” để đếm trong excel, khi thêm bớt nhân sự sẽ tự động tăng giảm số tổng hợp.
Quà Tết thường được các công ty lên kế hoạch chuẩn bị từ tháng 10 âm
Với công ty làm quà cho cả đối tác, khách hàng và nhân viên nên chung vỏ hộp túi xách, để thuận tiện in ấn. Ngày chốt số lượng chính là ngày để đối tác bắt đầu sản xuất. Ký hợp đồng trước với đối tác thì họ sẽ chủ động sản xuất, mình cũng đỡ mệt.
Quà tặng, ý nghĩa món quà: phần này khó, cần họp bàn với sếp để lên ý tưởng sớm. Ví dụ, công ty toàn quốc thường chọn đặc sản 3 miền, hay mỗi năm 1 chủ đề, rồi bắt tay vào tìm nhà cung cấp.
Kinh nghiệm làm quà Tết cho Công ty là không nên tham nhiều món, ít mà chất vẫn hơn 1 đống thứ rẻ tiền. Nên nhớ, mỗi món là 1 seri công việc cần làm với nhà cung cấp: chất lượng, giá cả, số lượng, quy cách, vận chuyển, thanh toán, bảo hành.
Các bạn đâu có dư thời gian để ngồi với nhiều nhà cung cấp.
Set quà Rượu Yên Tử
Các bạn lưu ý, đỉnh cao của đàm phán là chân thành, các bạn không thể am hiểu sản phẩm như nhà cung cấp được đâu. Trước tiên là chọn kỹ nhà cung cấp, xem xét năng lực uy tín, sản phẩm, dùng thử, khách cũ, lịch sử công ty…. Nếu thấy ok thì mới liên hệ trực tiếp làm việc, liên hệ ẩu sẽ bị làm phiền nhiều. Kinh nghiệm là chọn thật kỹ, sai nhà cung cấp là mệt mỏi lắm đấy.
Khi đã có nhà cung cấp ok thì hãy coi họ là đồng minh giúp mình xử lý công việc, chia sẻ rõ ngân sách (để đươc hỗ trợ giá), số lượng, cách thức dự kiến triển khai để phối hợp tốt nhất.
Với các đơn hàng lớn, các nhà cung cấp sẽ chào giá thấp để hưởng lợi từ việc quảng bá sản phẩm. Họ thừa hiểu các bạn sẽ so sánh giá nên ít khi chào giá cao. Nếu số lượng đủ lớn các bạn nên làm việc với nhà sản xuất, họ sẽ chuyển bộ phận chuyên trách phục vụ bạn và có chính sách riêng. Nên mua lẻ thử 1 vài sản phẩm để test cung cách phục vụ, chất lượng sản phẩm.
Phương án vận chuyển:thông thường nên vận chuyển rời từng món đến nơi tặng, vd chi nhánh công ty. Hàng hóa theo quy cách nhà sản xuất đã được tính toán cho vận chuyển nên tỷ lệ vỡ hỏng thấp nhất. Khi đóng ra set quà thì tỷ lệ vỡ hỏng tăng cao, nhất là vận chuyển xa rung lắc các món sẽ va vào nhau, dễ bẹp hộp.
Cần tính toán việc vỡ hỏng trên đường vận chuyển để làm rõ trong hợp đồng, bảo hành.
Ví dụ sản phẩm mình cung cấp thường được đối tác yêu cầu bao vận chuyển toàn quốc, vỡ trên đường vận chuyển sẽ cấp mới miễn phí.
Công ty Đồ uống truyền thống Việt Nam vận chuyển toàn quốc tới các Công ty lớn nhanh chóng và thuận lợi
Thanh toán: khi đã chọn đối tác tốt thì sẽ an toàn hơn, vì thông thường sẽ phải cọc 50%, nhận đủ hàng thanh toán đủ. Đối tác đủ lớn, có uy tín bạn hoàn toàn có thể yêu cầu xuất hóa đơn tiền cọc rồi mới chuyển tiền hoặc yêu cầu nhà cung cấp làm bảo lãnh thực hiện hợp đồng trong nước (đơn hàng rất lớn, có phạt cọc khi sai hợp đồng).
Kế hoạch tặng quà: cách cho rất quan trọng. Bao công sức làm ra được set quà tốt mà không đủ thời gian đi tặng, chạy vèo vèo gửi quà vội vàng thì cũng ít tác dụng. Các bạn nên lên kế hoạch tặng, ai tặng ai, thời gian nào, di chuyển ra sao để tối ưu tiết kiệm thời gian di chuyển trong mùa giáp tết tắc đường liên tục.
Set quà Rượu Lộc
Truyền thông:quà tết gắn với sự kết nối, thể hiện tình cảm nên rất tốt trong truyền thông nội bộ, cũng như ghi dấu ấn với đối tác. Nếu có nhân sự truyền thông nội bộ thì đơn giản, nếu ko có thì nên nhắc quản lý lãnh đạo để ý nhờ người chụp ảnh lưu niệm khi tặng quà. Đừng quên viết bài trên website công ty, đối tác sẽ thấy công ty chỉn chu, biết chăm lo đời sống nhân viên. Các đối tác lớn, nước ngoài thường xem xét khi đánh giá đối tác.
Trên đây mình đã chia sẻ một số kinh nghiệm triển khai quà tết, hy vọng có ích cho các bạn. Công việc này năm nào hành chính cũng phải làm. Vội vàng áp lực thực sự không dễ chịu chút nào, chủ động vẫn tốt hơn.
Chúc bạn có 1 ngày vui vẻ!
Nguồn: Ông Trần Ngọc Quang – Giám đốc Công ty Đồ Uống Truyền Thống Việt Nam
Thang Long Brewery tiền thân là Xí nghiệp bia Thăng Long, được thành lập năm 2001 tại Uông Bí, Quảng Ninh. Công Ty TNHH Đồ Uống Truyền Thống Việt Nam (gọi tắt là VTB) là đại diện thương mại của Thang Long Brewery, được thành lập năm 2017. VTB trực tiếp phân phối các sản phẩm rượu đặc sản OCOP Quốc Gia: rượu mơ Yên Tử, rượu ba kích Yên Tử, rượu mơ Song Lộc, rượu gạo Cuốc Lủi. Tập thể cán bộ Công ty luôn mong muốn mang đến khách hàng trong và ngoài nước các sản phẩm đồ uống truyền thống Việt Nam đạt chuẩn chất lượng Quốc tế, tốt cho sức khỏe, được làm từ nông sản sạch có nguồn gốc rõ ràng, ứng dụng công nghệ chế biến thực phẩm hiện đại, giám sát chất lượng chặt chẽ theo tiêu chuẩn Quốc tế.
